¿Qué es un ERP? Todo lo que necesitas saber.

ERP son las siglas en inglés de “planificación de recursos empresariales”, pero ¿qué significa ERP? La manera más simple de definir el ERP es pensar en todos los procesos de negocio centrales necesarios para operar una empresa: finanzas, RR. HH., fabricación, cadena de suministro, servicios, compras, y otros. En su nivel más básico, el ERP ayuda a gestionar de forma eficiente todos estos procesos en un sistema integrado. A menudo es el sistema de registro de la organización.

Sin embargo, los sistemas de ERP de hoy no son nada básicos y se parecen poco al ERP de hace décadas. Ahora se entregan a través de la nube y usan las últimas tecnologías –como inteligencia artificial (IA) y machine learning– para brindar automatización inteligente, mayor eficiencia e información estratégica instantánea en toda la empresa. El software moderno de ERP en la nube también conecta las operaciones internas con socios y redes de negocio en todo el mundo, lo cual aporta a las empresas la colaboración, agilidad y velocidad que necesitan para ser competitivas hoy.

¿Por qué es importante el ERP?

A veces descrito como “el sistema nervioso central de una empresa”, un sistema de ERP brinda la automatización, integración e inteligencia esenciales para ejecutar eficientemente todas las operaciones cotidianas de negocio. La mayoría o todos los datos de una organización deben residir en el sistema de ERP para brindar una única fuente de verdad en todo el negocio.

Las finanzas requieren un ERP para cerrar rápido los libros. Las ventas necesitan un ERP para gestionar todos los pedidos del cliente. La logística depende de un software de ERP que funcione correctamente para ofrecer a los clientes los productos y servicios adecuados a tiempo. La contabilidad de acreedores necesita un ERP para pagar a los proveedores correctamente y a tiempo. La gerencia necesita visibilidad instantánea del rendimiento de la empresa para tomar decisiones oportunas. Y los bancos y accionistas requieren registros financieros precisos, así que cuentan con los datos y análisis confiables que el ERP hace posibles.

La importancia del software de ERP para los negocios se ve ilustrada por la creciente tasa de adopción. Según G2, “se prevé que el mercado global de software de ERP alcance los USD 78.400 millones para el 2026, creciendo a una CAGR del 10,2% del 2019 a al 2026”.

Seis beneficios clave de los ERP

Un buen sistema ERP ofrece muchas ventajas — que pueden variar en función de cómo se implemente el sistema—. Los beneficios del ERP en la nube, por ejemplo, son diferentes de los on-premise. Dicho esto, hay seis beneficios principales que se aplican a todas las soluciones de ERP modernas:

1. Mayor productividad: optimice y automatice sus procesos de negocio centrales para ayudar a todas las personas de su organización a hacer más con menos recursos.
2. Información estratégica más profunda: elimine los silos de información, obtenga una única fuente de verdad, y obtenga respuestas rápidas a preguntas de negocio críticas.
3. Informes acelerados: agilice los informes financieros y de negocios y comparta los resultados fácilmente. Actúe en base a información estratégica y mejore el rendimiento en tiempo real.
4. Reduzca el riesgo: maximice la visibilidad y el control del negocio, garantice el cumplimiento de los requisitos regulatorios y proyecte y prevenga riesgos.
5. IT más simple: usando aplicaciones de ERP integradas que comparten una base de datos, usted puede simplificar la TI y ofrecerles a todos una manera más fácil de trabajar.
6. Agilidad mejorada: con operaciones eficientes y rápido acceso a datos en tiempo real, puede identificar rápidamente nuevas oportunidades y reaccionar a ellas.

¿Cómo funciona un ERP?

Un sistema de ERP –también llamado “suite de ERP”– está compuesto por módulos integrados o aplicaciones de negocio que se hablan entre sí y comparten una base de datos común.

Cada módulo de ERP generalmente se enfoca en un área del negocio, pero todos trabajan juntos usando los mismos datos para cumplir con las necesidades de la empresa. Finanzas, contabilidad, recursos humanos, ventas, compras, logística y cadena de suministro son puntos de partida populares. Las empresas pueden elegir el módulo que deseen y agregar y escalar según sea necesario.

Los sistemas de ERP también admiten requisitos específicos de la industria, ya sea como parte de la funcionalidad central del sistema o a través de extensiones de aplicaciones que se integran fluidamente con la suite.

El software de ERP se puede comprar usando un modelo de suscripción en la nube (software como servicio) o un modelo de licencia (on-premise).

Módulos de ERP más comúnes

Los sistemas de planificación de recursos empresariales incluyen una variedad de módulos diferentes. Cada módulo de ERP brinda soporte a procesos de negocio específicos, como finanzas, compras o fabricación, y proporciona a los empleados de ese departamento las transacciones y la información estratégica que necesitan para realizar su trabajo. Cada módulo se conecta al sistema de ERP, que ofrece una única fuente de verdad y datos precisos y compartidos entre los departamentos.

Los módulos de ERP más usados incluyen:

1. Finanzas: el módulo de finanzas y contabilidad es la columna vertebral de la mayoría de los sistemas de ERP. Además de gestionar el libro mayor y automatizar las tareas financieras clave, ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de las cuentas por pagar (AP) y por cobrar (AR), cerrar los libros de manera eficiente, generar informes financieros, cumplir con los estándares de reconocimiento de ingresos, mitigar el riesgo financiero, y más.
2. Gestión de recursos humanos: la mayoría de los sistemas de ERP incluyen un módulo de RR. HH. que brinda funcionalidades centrales como horas, asistencia y nómina. Add-ons, o incluso suites completas para gestión de capital humano (HCM), pueden conectarse al ERP y ofrecer funcionalidades de RR. HH. más sólidas –en todo, desde analíticas de fuerza laboral hasta gestión de la experiencia de empleado–.
3. Abastecimiento y compras: el módulo de abastecimiento y compras ayuda a las empresas a adquirir los materiales y servicios que necesitan para fabricar sus productos, o los artículos que desean revender. El módulo centraliza y automatiza las compras, incluyendo solicitudes de oferta, creación de contratos, y aprobaciones. Puede minimizar las subcompras y las sobrecompras, mejorar las negociaciones con los proveedores con analíticas potenciadas por IA, e incluso conectarse fluidamente con redes de compradores.
4. Ventas: el módulo de ventas realiza un seguimiento de las comunicaciones con prospectos y clientes –y ayuda a los representantes a usar información estratégica basada en datos para aumentar las ventas y dirigirse a los clientes potenciales con las promociones y oportunidades de venta ascendente adecuadas–. Incluye funcionalidad para el proceso de gestión de pedidos, incluyendo gestión de pedidos, contratos, facturación, gestión del rendimiento de ventas, y soporte para la fuerza de ventas.
5. Fabricación: el módulo de fabricación es un componente clave de la planificación y ejecución del software de ERP. Ayuda a las empresas a simplificar los procesos de fabricación complejos y a garantizar que la producción se ajuste a la demanda. Este módulo generalmente incluye funcionalidades para planificación de requisitos de materiales (MRP), programación de producción, ejecución de fabricación, gestión de calidad, y más.
6. Gestión de logística y cadena de suministro: otro componente clave de los sistemas de ERP, el módulo de cadena de suministro realiza un seguimiento del movimiento de bienes y suministros a lo largo de la cadena de suministro de una organización. El módulo brinda herramientas para gestión de inventarios en tiempo real, operaciones de almacenamiento, transporte, y logística –y puede ayudar a aumentar la visibilidad y resiliencia de la cadena de suministro–.
7. Servicio: en un ERP, el módulo de servicio ayuda a las empresas a ofrecer el servicio confiable y personalizado que los clientes esperan. El módulo puede incluir herramientas para reparaciones internas, repuestos, gestión de servicios externos, y flujos de ingresos basados en servicios. También brinda analíticas para ayudar a los representantes y técnicos de servicio a resolver rápido los problemas del cliente y mejorar la fidelidad.
8. I+D e ingeniería: los sistemas de ERP ricos en funciones incluyen un módulo de I+D e ingeniería. Este módulo brinda herramientas para diseño y desarrollo de productos, gestión del ciclo de vida del producto (PLM), cumplimiento regulatorio del producto, y más –de manera que las empresas puedan crear nuevas innovaciones de manera rápida y rentable–.
9. Gestión de activos empresariales: los sistemas de ERP robustos pueden incluir un módulo de EAM –que ayuda a los negocios que tienen un uso intensivo de activos a minimizar el tiempo de inactividad y a mantener sus máquinas y equipamiento funcionando con la máxima eficiencia–. Este módulo incluye funcionalidades para mantenimiento predictivo, programación, operaciones y planificación de activos, medioambiente, salud y seguridad (EHS), y más.

Tipos de implementación de ERP

Pueden implementarse modelos modernos de ERP de diferentes maneras: en una nube pública o privada, on-premise o en diferentes escenarios híbridos que combinen entornos. Estos son algunos de los beneficios de alto nivel de cada uno para ayudarlo a identificar la opción de implementación de ERP que tenga más sentido para su negocio.

ERP en la nube

En el ERP en la nube, el software se aloja en la nube y se entrega por internet como un servicio al que usted se suscribe. Por lo general, el proveedor de software se encarga en nombre de usted del mantenimiento, actualización y seguridad habituales. Hoy, el ERP en la nube es el método de implementación más popular por muchas razones –incluyendo costos iniciales más bajos, mayor escalabilidad y agilidad, integración más fácil, y mucho más–.

ERP on-premise

Este es el modelo tradicional para implementar software en el que usted controla todo. El software de ERP habitualmente es instalado en su centro de datos en las ubicaciones de su elección. La instalación y mantenimiento del hardware y software son responsabilidad de su personal.

Muchas empresas están modernizando y actualizando sus sistemas de ERP on-premise a implementaciones en la nube. Esto requiere una cuidadosa planificación de la actualización de su ERP, así como un proceso reflexivo de evaluación del software de ERP y las opciones de implementación.

ERP híbrido

Para empresas que quieren una mezcla de ambos para cumplir con las necesidades de su negocio, está el modelo de ERP en la nube híbrido.  Aquí algunas de sus aplicaciones y datos de ERP estarán en la nube y otros on-premise. A veces esto se conoce como “ERP de dos niveles”.

Integración de ERP

Los sistemas de ERP de hoy brindan una enorme variedad de funcionalidades de negocio, pero todavía deben conectarse y sincronizarse con otras aplicaciones y fuentes de datos –como software para CRM y HCM, plataformas de e-commerce, soluciones específicas para la industria, e incluso otros ERP–. Con la integración de ERP, las empresas pueden obtener una visión unificada de la información de diferentes sistemas, aumentar la eficiencia de los procesos de negocio, mejorar las experiencias de cliente, y facilitar la colaboración entre equipos y socios de negocio.

Los sistemas de ERP modernos son abiertos y flexibles, y pueden integrarse fácilmente con una amplia gama de productos de software usando conectores o adaptadores personalizados, como las interfaces de programación de aplicaciones (API). Otros métodos para la integración de ERP incluyen ESB (bus de servicio empresarial) e iPaaS (plataforma de integración como servicio). La iPaaS, que ofrece un enfoque basado en la nube, es una opción muy popular para las empresas modernas. Las plataformas iPaaS pueden sincronizar rápido un ERP on-premise o basado en la nube con aplicaciones SaaS del mismo proveedor o de terceros. Por lo general, requieren poca o ninguna codificación, son flexibles y relativamente baratas, y ofrecen una gran cantidad de otros usos, como generación automática de API, integración de datos de machine learning, integración de redes de internet de las cosas (IoT), contenido preconfigurado, y más.

¿Cuánto cuesta implementar un ERP?

El costo de ERP depende del proveedor de software, los módulos seleccionados, y el método de implementación. En términos generales, el ERP basado en la nube tiene costos más bajos que el ERP on-premise porque no hay hardware que deba comprarse –y no es necesario contratar a costosos expertos internos de TI–. El proveedor gestiona el mantenimiento y le cobra al cliente una tarifa de suscripción anual o mensual, generalmente en función del número de usuarios.

Al calcular el retorno de la inversión (ROI) y el costo total de propiedad (TCO) de una nueva implementación de ERP, los costos iniciales y continuos de la fuerza laboral son tan importantes como los costos de elección e implementación del software. Con las opciones en la nube e híbrida, se deben evaluar nuevos factores. Por ejemplo, mantenimiento del software, instalaciones, capacidad informática, tiempo de inactividad, recuperación, seguridad, privacidad, y costos de personal de TI son consideraciones importantes. Como se mencionó, las opciones en la nube reducen significativamente los costos tanto de capital como operativos –mejorando tanto el ROI como el TCO–.